中山大学关于印发《中山大学横向科研项目管理办法》通知

 

校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位),产业集团,各有关科研机构:

        为进一步加强横向科研项目管理,根据有关规定,结合学校实际情况,学校制定了《中山大学横向科研项目管理办法》。本办法已于2016年第27次校党委常委会审议通过,现予以印发,请遵照执行。

 

中山大学

2017年1月20日

中山大学横向科研项目管理办法

 

第一章总则

 

        第一条为了促进中山大学横向科研项目的科学化、规范化管理,根据国家的有关规定,并结合学校实际情况制定本办法。

        第二条横向科研项目是指学校通过技术开发、技术咨询、技术服务、合作研究、委托研究等方式从行政机关、事业单位、企业、社会团体或个人(以下简称“委托方”)获得的科研项目。

        第三条本管理办法适用于中山大学各学院、直属系、直属单位以及有关科研机构(以下简称“院系”)。

 

第二章管理机构及其职能

 

        第四条横向科研项目管理实行学校、院系和项目负责人三级管理制。

        科研管理部门是横向科研项目的业务主管部门,负责横向科研项目的组织、立项、结题、档案管理、监督检查以及合同的审批、签订等工作。政策法规部门负责横向科研项目合同合法性审核工作。财务部门负责横向科研项目的经费使用、支出管理。设备管理部门负责横向科研项目经费购买的仪器设备、家具等固定资产管理。审计部门负责横向科研项目经费使用的审计工作。采购与招标管理部门负责使用横向科研项目经费的招标采购管理。

        院系是横向科研项目的基层管理单位,负责本单位横向科研项目的管理与监督工作,配合学校科研、政策法规、财务、设备、审计等部门完成项目的管理、审核、结题与验收、审计等工作。

        项目负责人为横向科研项目的负责人与具体实施责任人,对合同签订、项目实施、经费使用、成果验收等全过程承担责任。

 

第三章合同签订

 

        第五条横向科研项目合同签订必须遵守国家法律法规和学校合同管理的有关规定,维护学校的合法权益。

        第六条横向科研项目合同原则上应使用经学校校长办公会审定的合同范本,即技术开发(合作)合同、技术开发(委托)合同、技术服务合同、技术咨询合同等范本。凡属未依据合同范本签订的横向科研项目合同,均应提交科研管理部门审核后,交政策法规部门进行合法性审查。

        根据项目性质和内容签订的不同类型合同,所含条款必须完整,技术内容清楚,指标明确,对其中涉及到的仪器设备等固定资产以及研发形成的软件、专利等无形资产的归属权要有明确的约定。如需与校外合作单位共同完成、经费需外拨至校外合作单位的,原则上需在合同列明校外合作单位、外拨经费和工作内容,项目负责人需对外拨的必要性与真实性做出承诺,并由院系、科研管理部门严格审核。

        第七条签订合同前,项目负责人应了解委托方的法人资格、资信状况、履约能力等情况。不得与无法人资格的单位签订合同。

        第八条横向科研项目合同的签订应按以下程序进行,凡未经审核的合同原则上不予办理。

        (一)项目负责人填写学校审定的合同范本、合同审核表等相关材料。

        (二)院系审核委托方的资质,审核外拨经费必要性、真实性,初步审核合同文本的基本内容及合同审核表。

        (三)科研管理部门对合同文本及合同审核表进行审核,审核外拨经费必要性、真实性。未使用合同范本签订的合同,需提交政策法规部门进行审查。

        (四)合同文本通过审批后,项目负责人将加有水印的合同纸质版及合同审核表提交至科研管理部门,由科研管理部门相关负责人作为委托代理人代表学校签订合同,并加盖“中山大学技术合同专用章”。合同各方均完成签订后,项目负责人将合同原件提交至科研管理部门存档。

        (五)横向科研项目相关的补充协议、终止协议按照上述程序执行。

        第九条学校授权科研管理部门为横向科研项目合同的主管部门,未经审批或授权,学校内任何单位和个人不得自行对外签订横向科研项目合同。

 

第四章项目过程管理

 

        第十条符合以下条件的项目,认定为学校横向科研项目并予以立项。

        (一)符合上述要求并按规定程序签订的合同;

        (二)项目经费按合同的约定汇入学校统一账号;

        (三)按规定提交合同原件及开题报告,开题报告的预算符合学校横向科研项目经费管理的相关规定。

        第十一条项目负责人应认真履行合同约定的条款,严格遵守学校的有关规定,切实保证研究工作时间,按计划认真开展研究工作,达到预期目标;横向科研项目开展过程中,如出现研究计划执行不力、毫无进展或无法通过验收等情况,项目负责人应及时、依此向院系、学校相关部门报告,并对因此产生的后果承担责任。

        院系应为横向科研项目的顺利实施提供必要条件保障,定期检查、监督项目的实施及经费使用情况,如发现项目负责人对研究计划执行不力、无故拖延、毫无进展或经费使用不当的情况应及时向学校相关部门报告。

        第十二条横向科研项目经费应专款专用,每个项目单独开立经费本。项目负责人应按照预算使用经费,并严格遵守学校横向科研项目经费管理的相关规定。如不按规定管理和使用经费,学校将予以通报批评或暂停经费使用,情节严重的,将终止其项目;如存在弄虚作假、截留、挪用、挤占专项经费等违纪行为,将给予纪律处分;触犯刑律的,依法移送司法机关追究刑事责任。

        第十三条合同履行中因故需要对合同内容进行变更时,需经各方协商达成一致意见后,签订书面补充协议或终止协议。项目负责人起草补充协议或终止协议、合同变更审核表,按照第八条合同签订程序,经院系审核后送科研管理部门审核签订。

        第十四条横向科研项目合同任务完成后,应严格按合同规定按时结题。项目负责人应及时将院系审核通过的结题报告表及委托方出具的验收通过同意结题的证明、或合同约定结题条件的书面证明文件提交至科研管理部门办理结题手续。

        因客观原因不能按时结题的横向科研项目应申请延期,原则上延期时限最长不超过一年、每个横向科研项目延期一次。经与委托方协商一致,项目负责人起草补充协议、填写合同变更审核表,经院系审核后送科研管理部门审核,审核通过后签订补充协议。由项目负责人将原件提交至科研管理部门办理延期手续,延期到期后应按时办理结题手续。

        横向科研项目未完成,但因客观原因不再继续合作的应申请终止合同。经与委托方协商一致,项目负责人起草终止协议、填写合同变更审核表,经院系审核后送科研管理部门审核签订。由项目负责人将原件提交至科研管理部门办理终止手续。项目负责人应承担合同终止所产生的相应责任。

        如无正当理由拒不办理结题、延期或终止手续,逾期一年以上的,科研管理部门将逾期项目在校内指定网站进行公布;逾期两年以上的,科研管理部门有权通知财务部门将项目经费余额收回学校统一使用。

        第十五条横向科研项目研究所取得的研究成果,合同有约定的,按合同的约定执行。合同无约定的,专利、软件著作权等职务技术成果的知识产权原则上归学校所有;论著等职务作品的著作权归作者所有,但学校有权在其业务范围内优先使用,作品完成两年内,未经学校同意,作者不得许可第三人以与学校使用的相同方式使用该作品。

 

第五章外拨经费管理

 

        第十六条横向科研项目需要与校外合作单位共同完成、经费需外拨至校外合作单位的,需在横向科研项目合同中列明校外合作单位、外拨经费和工作内容,外拨经费原则上不得超过合同总金额的50%。外拨经费如未在横向科研项目合同中列明,原则上不准予经费外拨。确因项目研发等需要必须将经费外拨的,则需由委托方出具同意外拨的书面证明,列明校外合作单位、外拨经费和工作内容,并由项目负责人所在院系对其合作内容、外拨经费的必要性和真实性进行审核,审核通过后向科研管理部门提出外拨申请,审批通过后方能予以外拨。

        第十七条经费外拨须有外拨经费预算,并按照以下程序签订程序与校外合作单位签订经费转出合同:

        (一)项目负责人填写学校审定的合同范本、转出合同审核表等相关材料。项目负责人需在转出合同审核表对经费外拨的必要性、真实性进行书面承诺,并如实阐明是否与校外合作单位存在关联关系,要求校外合作单位对该项经费专款专用,确保校外合作单位具有履行合同任务的能力,对外拨经费使用承担责任。

        (二)院系审核经费外拨的必要性、真实性,审核是否与校外合作单位存在关联关系,是否有外拨经费预算,是否经委托方同意,初步审核合同文本的基本内容。

        (三)科研管理部门对合同文本及合同审核表进行审核,审核经费外拨的必要性、真实性,是否与校外合作单位存在关联关系,是否有外拨经费预算,是否经委托方同意。

        (四)合同文本通过审批后,项目负责人将加有水印的合同纸质版及转出合同审核表提交至科研管理部门,由科研管理部门相关负责人作为委托代理人代表学校签订合同,并加盖“中山大学技术合同专用章”。合同各方均完成签订后,项目负责人将合同原件提交至科研管理部门存档。

        (五)项目负责人凭经费转出合同、并按照学校经费管理的规定至财务部门办理经费转出手续。

        第十八条外拨经费原则上不得拨至有关联关系的校外合作单位(以下简称关联单位)。关联关系是指横向科研项目的相关人员与校外合作单位存在直接或间接的权益或利害关系,包括但不限于横向科研项目的项目负责人、联系人、项目组成员、项目执行过程中相关事项的经办人等为受托方的法定代表人、股东、合伙人、雇员或存在直系亲属关系等的相关关联情况。

        横向科研项目的所有参与人员与外拨经费的校外合作单位的所有人员不得存在关联关系。若存在关联关系,原则上不准予经费外拨。确因项目研发等需要必须将经费外拨至关联单位的,需经委托方同意,并由项目负责人所在院系组织专家组对其合作内容和外拨经费的必要性和真实性进行审核,审核通过后向科研管理部门提出申请,审批通过后方能予以外拨。

        如项目负责人不如实阐明关联关系、违规将科研经费转拨至关联单位的,视情节轻重,给予约谈警示、通报批评、暂停项目执行、收回项目经费等处理;构成违纪的,按照《财政违法行为处罚处分条例》、《事业单位工作人员处分暂行规定》等规定进行严肃处理。

 

第六章风险责任

 

        第十九条如出现因横向科研项目研发失败、无法通过验收等情况而引发争议的,项目负责人应及时向院系、科研管理部门及政策法规部门报告。

        合同争议应由双方先行协商解决,确需进行仲裁或诉讼的,应依法维护学校权益。因合同争议出现的支付违约金、损失赔偿、退回合同款等情况,给学校造成损失的,学校有权追究项目负责人的责任。

        第二十条合同实施风险责任难以认定的,可由学校科研管理部门或院系组织专家进行评估论证。若确属技术风险范围的责任或政策变化、自然灾害等不可抗力原因的引起的,依据合同明确与项目相对人的风险分担责任。学校在合理的范围内,与项目负责人分担相应的责任。

        经查证属实或专家评估,项目研发失败、无法通过验收的原因,系因项目负责人研发工作时间投入不足、疏忽、拖延等原因造成的,或对自身研发能力和技术风险评估失当而导致无法履行合同的,由项目负责人自行承担全部责任。如因此给学校造成经济损失的,学校可将该项目负责人的结余经费余额收回学校统一使用,并可追究其民事赔偿责任。

 

第七章附则

 

        第二十一条附属医院及地方研究院应参照本办法制定相应的横向科研项目管理办法,并报科研管理部门备案。

        第二十二条本办法由科研管理部门负责解释。

        第二十三条本办法自颁布之日起执行,原《中山大学技术合同管理办法》(中大科技〔2006〕7号)、《中山大学横向科研课题暂行管理办法》(中大科技〔2014〕38号)、《中山大学医科横向科研项目管理办法(试行)》(中大医科〔2008〕3号)、《中山大学关于进一步规范横向科研项目外拨经费管理的通知》(中大科研〔2015〕31号)同时废止。