科研经费常见问题汇总

一、科研经费预算编制方面

(一)间接费用、管理费预算如何编制?

答:有相关专项资金管理办法的,按管理办法的规定编制,尽量做足。没有管理办法的,间接费用按不低于总经费的7%、管理费按不低于总经费的5%编制。

(二)如何申请间接费用、管理费的减免?

答:按程序报科研管理部门审批间接费用、管理费的减免。

(三)在项目申报时,项目申报的预算科目与学校财务核算口径不一致,怎么办?

答:以项目主管部门提供的预算科目为准,根据项目主管部门的要求填报预算。

(四)项目批复的预算口径与学校财务核算口径不一致怎么办?

答:老师可持项目预算批复书到财务处科研经费管理科(中山楼205),按预算批复的要求进行预算控制策略调整。

(五)项目预算中差旅费与会议费有什么不同?

答:差旅费是指到外地参加会议、参与科学考察、业务调研和学术交流等发生的旅费、市内交通费和会议注册费等。

会议费是指组织、举办学术研讨会等所产生的市内交通费、住宿费、餐饮、会场租赁等一切会议费用。

(六)邀请专家参与会议所产生的专家咨询费及城际间交通费,应该预算在那个科目?

答:专家咨询费应该预算在专家咨询费科目。专家城际间交通费应该预算在差旅费科目。

(七)预算编制时的燃料动力费指的是什么?学校扣取的水电费是否要预算在里面?

答:燃料动力费是指在课题研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。有间接费用的科研项目,学校扣取的日常运行水电费在间接费用中列支,不在燃料动力费中列支。

二、科研经费的预算执行方面

(一)科技计划项目能否从直接费用中开支办公费用?

答:一般不能从直接费用中开支办公费用,预算批复中有明细预算的除外。办公费用可以从间接费用中开支。

(二)专家咨询费能否支付给项目承担单位的管理人员?

答:专家咨询费是指在课题研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给参与该计划及项目、课题管理的相关工作人员,不得支付研究生学位论文答辩发生的专家评审费,不得支付给项目组成员。

(三)国家社科基金数据采集费的开支范围包括哪些?

答:数据采集费是指在项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。包括具体发生的问卷费用、调查分析产生的劳务费等。

(四)绩效支出能否开支在职人员劳务费?

答:不管是纵向还是横向科研项目,间接费用中的绩效支出在科研工作绩效考核的基础上,按照“重贡献、重实效”的分配原则,结合科研人员实绩,均可以用于开支项目组在职人员的劳务费。

(五)国自然基金劳务费能否开支临聘人员劳务费?

答:2015年申报的国自然项目,劳务费可以开支临聘人员劳务费。以前立项的项目,国自然项目中的劳务费只能开支研究生和博士后的劳务性费用,不能开支临聘人员劳务费。

(六)使用科研经费给校内人员发放人员性费用,应使用薪酬个税系统哪个模板?

答:使用科研经费给校内人员发放人员性费用,如校内临聘人员劳务费、校内专家咨询费、本校学生劳务费、绩效支出等,应使用薪酬个税系统中“科研项目校内人员专用”(应发)模板。

(七)科研经费调账有哪些要求?

答:科研经费支出在进行账务处理后原则上不予调整。特殊情况下,对尚处于研究周期内的项目,可按照预算管理及相关性原则酌情予以调整,须先经所在院系审核,报科研管理部门、财务部门审批。具体调账流程详见财务处主页。

(八)部分院系审核调账时,需根据财务处的意见进行审核,如何获得财务处审核意见?

答:财务处科研经费管理科会以邮件形式回复老师是否可以进行调账,老师将回复邮件打印出来供院系参考即可。

(九)外拨给合作单位的经费,如何监管?

答:外拨给合作单位的经费,合作单位项目负责人须与我校签订合同和预算书。项目负责人应加强对项目合作单位支出的监督管理,要求项目合作单位必须保证依照预算开支。

建议:合作单位定期向项目负责人提供项目执行情况。

(十)合作单位的外拨经费调整该如何处理?

答:课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整,需报上级主管部门审批。

(十一)差旅费、会议费和国际交流费三项是否可以打通使用?

答:国家科技计划等项目,差旅费、会议费和国际合作交流费三项可以打通使用,但在打通使用前,须履行校内预算的调整手续。

(十二)校内预算调整流程是怎样的?

答:项目负责人填写《中山大学科研经费预算调整申请表》,详细说明预算调整理由及测算依据等事项,电子版资料发送至:cwckyk@mail.sysu.edu.cn。财务处科研经费管理科初审通过后,项目负责人将《中山大学科研经费预算调整申请表》提交所在院系审核。院系审核通过后于每月20日报送科研经费管理科,科研经费管理科报学校科研经费管理工作小组审批,并将审批结果反馈给项目负责人。

(十三)纵向科研项目绩效支出的发放流程?

答:每年科研管理部门会定期通知项目负责人申请发放科研项目绩效支出。申请时须填写《中山大学纵向科研项目绩效支出申请表》并提交院系、科研管理部门和财务部门审核,审核通过后即可在薪酬系统中制单发放。

(十四)横向科研项目绩效支出的发放流程?

答:横向科研项目绩效支出由项目负责人向所在院系申请发放科研项目绩效。申请时须填写《中山大学横向科研项目绩效支出申请表》,院系审核通过后即可在薪酬系统中制单发放。

三、科研经费财务决算及结题结转方面

(一)填报财务决算报表时有什么要求?

答:填报财务决算报表时,应遵循据实填报原则,根据科研项目实际的开支情况填写报表。

(二)财务决算支出类别与会计核算口径不一致,怎么办?

答:对于决算口径与财务核算口径不一致的,老师可根据实际开支情况进行归类,在盖章时予以说明。

(三)科研项目经费什么时候花完比较合适?

答:科研项目经费并无固定的使用比例,老师要根据科研项目的执行期合理安排预算执行进度。

(四)科研项目结余经费有没有比例限制?

答:科研项目结余经费没有明文规定的比例限制,老师要根据科研项目的执行期合理安排预算执行进度。

(五)在科研项目结题前购买设备和大量材料是否合适?

答:在结题前购买的设备及大量材料有突击花钱嫌疑,审计一般不予认可。

(六)项目结题后,除账上实际的支出外,审计一般还可以认定哪些支出?

答:除项目结题日前发生并支付的专项经费支出外,审计一般还可以认定合理的应付未付和预计支出。常见属于应付未付和预计支出的内容包括:已购买并使用的新设备或材料但尚未支付的货款或质保金,测试化验加工结果已被项目采用但尚未支付的费用,项目验收必需支出的相关费用、与项目任务相关的且已签定出版(发表)合同的专著、文章或专利申请等费用。审计时提供应付未付项目的合同、发票、检测报告、领用记录,确保已费用已发生。验收日前支付的检查付款记录和相关银行单据,验收日前仍未支付的另行说明。预计支出需提供该支出发生的必要性相关性的说明,以及预计开支金额的详细依据。

(七)结余结转经费的使用范围有哪些?

答:结余结转经费主要用于与科研项目有关的续研或预研工作。包括设备费、材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、国家合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、数据采集费及其他等支出。

其中,结余经费不再计提管理费,结余经费中的劳务费不得用于开支有工资性收入人员的劳务费,纵向结余经费劳务费比例不得超过总额的60%;横向结余经费劳务费没有比例限制。

(八)结余结转经费是否有使用期限?

答:纵向科研项目结余经费的使用期限为两年,两年内未使用完毕,学校财务部门将根据科研管理部门通知,将结余经费余额收回学校,作为学校的自主科研经费统一管理或按要求退回拨款部门。

2014年以前结转的结余经费,不受两年使用期限的限制。

四、其他问题

(一)离校老师办理科研经费转拨到新学校的流程是怎样的?

答:离校老师持主管部门批复同意变更科研项目依托单位的通知到科研管理部门审核,科研管理部门审核通过后,持通知到财务处科研科办理相应的经费转拨手续。

(二)变更出国费用使用的科研项目,该如何处理?

答:变更出国费用使用的科研项目的,经项目负责人同意,老师可持《中山大学因公临时出国申报表》到财务处科研经费管理科重新审核即可。